第一章 总则

第一条 为加强北京新越公益基金会会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规，制定本办法。

第二条 北京新越公益基金会管理会计档案适用本办法。

第三条 本办法所称会计档案是指在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。会计档案属于单位管理档案的一部分。

第二章 管理机构及职责

第四条 会计档案应由生成档案的部门负责保存管理。基金会应明确会计档案管理部门(以下简称档案部门)，设置会计档案管理岗位，专人专岗，负责管理本单位的会计档案，本单位出纳人员不得兼管本单位会计档案。

第三章 会计档案的内容及归集

第五条 下列会计资料应当进行归档：(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；(三)财务会计报告，包括年度决算报表和月度、季度、半年度、年度财务会计报告；(四)会计电子资料，包括会计软件及登录用户名、密码、电子数据等；(五)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、工资名册、债权债务凭据、重要经济合同、土地征用及重大固定资产的买卖单据、各种事故处理单据、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第六条 电子会计档案需要备份，以防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响，财务人员可委托外部机构备份，备份形成的实物载体作为会计档案资料保管。

第七条 按照归档范围和归档要求，财务人员应于次年财务报表、报告报送后三个月内将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。财务部门会计档案立卷还要遵守“另行组卷”和“骑缝章”的处理规定。凭证附件保管期限高于会计凭证的，为了便于日后查阅，原件可以不附在记账凭证之后，另行组卷入其他类，并在相关的记账凭证和原始凭证上注明原件所在的类和卷号，以便日后核对。另行组卷的会计资料有：工资名册、债权债务凭据、重要经济合同、土地征用及重大固定资产的买卖单据、各种事故处理单据、有必要延长保管期限的其他会计资料。会计凭证装订后要将装订线用会计档案的梯形标签封包，并将装订者印章盖于骑缝处(即骑缝章)，在脊背处注明年、月、日和册数的编号。

第八条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务人员临时保管一年，再移交档案部门保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案部门同意。财务部门临时保管会计档案最长不超过三年。

第四章 会计档案的使用和移交

第九条 基金会应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。基金会保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

第十条 财务人员办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并严格履行移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。档案部门接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十一条 基金会因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。

第十二条 与其他单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名并加盖公章。电子会计档案应当与其元数据一并移交。档案接收单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第五章 会计档案保管期限和销毁

第十三条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十四条 各类会计档案的保管期限按照《会计档案保管期限表》(附表)执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。基金会会计档案的具体名称如有同《会计档案保管期限表》(附表)所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第十五条 基金会应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。销毁工作要严格按照《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令正2015)第79号)规定办理。

第十六条 保管期满但未结清的会计事项所涉及的会计凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第六章 附则

第十七条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第十八条 本办法由北京新越公益基金会理事会授权财务部负责解释。

第十九条 本办法自2024年11月12日二届七次理事会审议通过之日起施行。